Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes

18, rue Rencontre - BP 42

56382 GUER Cedex

É : 02.97.22.01.10 - Télécopie : 02.97.22.10.43

CONSEIL DE LA VIE SOCIALE

PROCES-VERBAL

DE LA SÉANCE DU JEUDI 23 OCTOBRE 2008

Etaient présents :

Président :

Collège des Résidents :

Titulaires : Madame Marie-Thérèse BÉBIN

Monsieur Francis GEFFROY

Suppléant : Monsieur Roger GUIHAIRE

Collège des Familles :

Titulaires : Monsieur Jean-Pierre BLIN

Collège du Conseil d’Administration :

Titulaire : Monsieur Paul JAN

Collège du Personnel :

Titulaires : Madame Françoise CAVALON

Madame Dominique DOUET

Mademoiselle Marie-France PELARD

Etaient excusés :

- Madame Annick BARBIER, suppléante, collège du conseil d’administration

- Madame Jacqueline RIMASSON, titulaire, collège des familles

- Madame Michelle MOUREAUD, titulaire, collège des familles

- Madame Marie-France LUCAZEAU, suppléante, collège des familles

- Madame Mireille SANCHEZ, titulaire, collège du personnel

- Madame Jocelyne LANOE, suppléante, collège du personnel

- Madame Véronique BARBIER, suppléante, collège du personnel

Assistaient à la séance :

- Madame Marie-France FAUCHEUX, représentante de la Commune de Guer

- Monsieur Olivier BARIOT, Directeur

- Madame Martine DURAND, Cadre de Santé

- Mademoiselle Anne RÉGENT, Adjoint des Cadres Hospitaliers

ORDRE DU JOUR

· Présentation du directeur intérimaire,

· Nouvelle composition du Conseil de la Vie Sociale,

· Désignation d’un représentant des familles au Conseil d’Administration,

· Approbation du Procès-Verbal de la séance du mercredi 27 février 2008,

· Information sur l’activité de l’établissement depuis le 1^er janvier 2008,

· Information sur les moyens accordés dans le cadre du renouvellement de la convention

tri-partite signée le 1^er juillet 2008,

· Fiche de fonctions du cadre de santé,

· Organisation du travail dans les secteurs depuis la signature de la convention (création d’un horaire EC la semaine et d’un horaire B2 le week-end),

· Organisation du transport de l’accueil de jour,

· Budget 2009

- Rapport d’orientation budgétaire du directeur,

- Activité de la Maison de Retraite – Journées prévisionnelles,

- Activité de la Cuisine et prix de cession des repas,

- Maintenance et entretien,

- Tableau des amortissements 2009,

- Tableau des emprunts 2009,

- Programme d’investissements 2009,

- Plan de formation du personnel 2009,

- Effectif du personnel 2009,

- Budget primitif ternaire 2009 avec prix de journée hébergement / dépendance,

- Détermination du prix de journée accueil de jour dans l’unité pour personnes âgées désorientées, du prix de journée hébergement temporaire et du prix accueil de nuit,

· Animation, vie de la Maison de Retraite,

· Information sur les dates des manifestations de fin d’année,

· Questions diverses.

Avant d’ouvrir la séance, Monsieur BARIOT rend hommage à Madame Madeleine RIDARD, qui a été présidente de cette instance et qui est décédée en septembre dernier. Mme RIDARD a par ailleurs rendu de nombreux services et s’est beaucoup investie dans la vie de l’Etablissement (entretien de la chapelle, tenue du kiosque, différentes courses…)

1 - PRÉSENTATION DU DIRECTEUR INTÉRIMAIRE

Monsieur BARIOT prend la parole afin de se présenter aux membres du Conseil de la Vie Sociale de l’EHPAD de Guer. Il commence par annoncer que sa formation initiale est celle d’un infirmier diplômé d’Etat depuis 1991 au CHU de Tours. Après plusieurs années et des roulements de jour et de nuit (les Brûlés, réanimation cardiaque), il poursuit sa carrière en qualité de cadre de santé (néonatologie, réanimation médicale). Ensuite il passe le concours de directeur d’établissements sociaux, médico-sociaux, sanitaires et sociaux (D3S) en 2000 et intègre l’Ecole des Hautes Etudes en Santé Publique (EHESP) de Rennes pour une formation de deux années (2001-2002).

C’est en Touraine que Monsieur BARIOT commence sa carrière de directeur en qualité de directeur adjoint d’un EHPAD de 238 lits, 24 appartements de type logement foyer et d’un Service de Soins Infirmiers A Domicile (SSIAD) de 30 places. Quatre années plus tard, et après un intérim de direction, dans le même établissement, Monsieur BARIOT mute pour la région Bretagne.

Depuis deux ans, Monsieur BARIOT est directeur de l’hôpital local de Malestroit. Il assure l’intérim de direction de l’EHPAD de Guer et des logements foyer du CCAS de Guer depuis le 16 septembre 2008 et ce, jusqu’au 31 décembre 2008, sachant qu’un nouveau directeur est attendu pour le 1^er janvier 2009.

Un intérim est toujours un moment de « flottement » dans un établissement. L’équipe administrative, l’équipe de soins, l’équipe logistique doivent faire face à une absence de direction. En effet, la présence de Monsieur BARIOT n’est effective que deux demi-journées par semaine. Il précise que devant la compétence des équipes, les deux demi-journées de présence pour gérer les affaires quotidiennes suffisent. Il reste joignable 24H/24 et n’hésite pas à revenir si cela est nécessaire. Bien sûr, cette situation ne peut pas durer dans le temps. Les équipes risqueraient de se démotiver et ce sont les résidents qui risqueraient de voir la prise en charge être de moins bonne qualité qu’elle ne l’est aujourd’hui.

2 - NOUVELLE COMPOSITION DU CONSEIL DE LA VIE SOCIALE

Le poste de président du Conseil de la Vie Sociale étant vacant, M. Francis GEFFROY est élu à ce poste à l’unanimité par les membres du collège des résidents.

3 – DÉSIGNATION D’UN REPRÉSENTANT DES FAMILLES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

M. Jean-Pierre BLIN, membre du collège des familles des usagers au Conseil de la Vie Sociale, est désigné comme représentant des familles au Conseil d’Administration.

4 - APPROBATION DU PROCES VERBAL DE LA SEANCE DU 27 FÉVRIER 2008

Aucune remarque n’étant formulée sur ce procès-verbal, ce dernier est adopté à l’unanimité.

5 – INFORMATION SUR L’ACTIVITÉ DE L’ETABLISSEMENT DEPUIS LE 1^er JANVIER 2008

M. BARIOT commente les tableaux de l’activité réalisée et des mouvements des résidents depuis le 1^er janvier 2008. A la date du 15 octobre 2008, 22 résidents sont décédés (dont 16 à l’EHPAD) et 23 nouveaux résidents ont fait leur entrée au sein de l’institution. 17 669 journées ont été réalisées sur neuf mois d’activité, soit un taux d’occupation de 99.21 %. Concernant les alternatives à l’hébergement permanent, l’accueil de nuit n’est pas très développé sur le secteur peut-être parce que cette formule n’est pas très connue. Mme FAUCHEUX suggère de solliciter et de sensibiliser les intervenants à domicile (médecins, infirmiers, auxiliaires de vie…). De même l’information pourrait être passée via le magazine communautaire ou le bulletin municipal. M. BARIOT ajoute qu’il pourrait être adressé une lettre aux libéraux et au CLIC du secteur.

6 – INFORMATION SUR LES MOYENS ACCORDÉS DANS LE CADRE DU RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION TRIPARTITE SIGNÉE LE 1^er JUILLET 2008

La convention tripartite est un contrat entre les représentants du conseil général, les représentants de la préfecture et le directeur de l’établissement. Il permet de contractualiser les objectifs et de demander les moyens financiers nécessaires pour y parvenir. Chaque année, l’établissement est évalué. La signature pour cinq ans de la convention tripartite permet d’introduire de nouveaux métiers tels que le médecin coordonnateur, des vacations de psychologue, d’ergothérapeute…

Il est un indicateur qui est important, celui de la dépendance, appelé le GIR (Groupe Iso Ressource). Les résidents sont classés dans des groupes qualifiés de 1 à 6 : 1 étant le groupe des résidents les plus dépendants, psychologiquement et physiquement. A l’opposé, 6 étant le groupe des résidents les plus autonomes. Après que les résidents aient été évalués dans leur groupe respectif, une moyenne est effectuée. Il s’agit d’un chiffre entre 0 et 1000. Ce qui signifie que plus on se rapproche de 1000, plus on est dépendant.

Pour le budget 2009, le GMP (GIR Moyen Pondéré) pris en considération est de 726,92 (évaluation du mois d’octobre 2008).

Depuis les conventions de seconde génération, l’indicateur de la dépendance est pris en considération auquel se rajoute un second, le pathos. Il s’agit d’un outil d’évaluation des soins nécessaires pour tous les états pathologiques présentés par un résident un jour donné. Le PMP est une moyenne.

Pour le budget 2009, le PMP (Pathos Moyen Pondéré) pris en considération est de 217 (validé en novembre 2007).

Le Directeur précise que ce PMP a permis de financer 4,71 ETP en personnel dont principalement des fonctions financées sur la section « Soin ». Ce financement est pérenne. Cela signifie qu’un contrat moral est passé entre l’établissement et les autorités de tutelle qui financent. Il précise également que le taux de dépendance est de plus en plus élevé lors de l’entrée en EHPAD dû au développement des politiques de maintien à domicile. La mission dans les années à venir sera de dispenser des soins médicaux, paramédicaux et techniques nécessaires en lien avec ce PMP et notamment de continuer la démarche d’accompagnement des résidents en fin de vie.

Par ailleurs, la qualité en établissement se traduit par une traçabilité et faire avancer la qualité passe par les réunions du Comité Technique d’Etablissement et du Conseil de la Vie Sociale notamment. De plus, le métier des soignants change et devient plus intéressant. On leur demande en plus aujourd’hui de s’investir dans la vie de l’Etablissement.

Le directeur rappelle que la seconde convention tripartite à effet du 1^er juillet 2008 a été signée pour une durée de cinq ans.

Le directeur ajoute qu’en ce qui concerne l’EHPAD de Guer, les conventions tripartites ont permis d’atteindre un taux d’encadrement en personnel tout à fait satisfaisant ce que le personnel reconnaît. Au cours de ces dernières années, l’EHPAD de Guer a développé une philosophie, une éthique relative à l’humanitude. Ainsi, le personnel soignant développe des valeurs identiques et l’ensemble du personnel définit de façon similaire le « prendre soin ». Cette humanitude est gage de qualité à l’EHPAD de Guer.

7 – FICHE DE FONCTIONS DU CADRE DE SANTÉ

Mme DURAND fait part aux membres présents que cette fiche n’est pas finalisée à ce jour. Elle explique que ses fonctions sont un peu celles d’un médiateur, à l’interface des gens du terrain et de l’équipe de direction. Elle assure deux missions transversales comme référent qualité et référent pour les équipes de soins.

8 – ORGANISATION DU TRAVAIL DANS LES SECTEURS DEPUIS LA CRÉATION D’UN HORAIRE COMPLÉMENTAIRE LA SEMAINE ET LE WEEK-END

Deux postes supplémentaires ont été crées, un horaire « B2 » pour le week-end et un « EC » en semaine.

Mme DURAND indique que l’amplitude horaire des « coupés » est à revoir comme il en a été discuté en Comité Technique d’Etablissement. Toutefois, elle précise que ces horaires sont indispensables pour fonctionner.

Mme DOUET ajoute que l’horaire EC est très important, notamment pour le coucher qui permet d’assurer une meilleure prise en charge des résidents.

9 – ORGANISATION DU TRANSPORT DE L’ACCUEIL DE JOUR

M. BARIOT informe les membres que la D.D.A.S.S. verse à l’Etablissement un forfait de 8.22 € par jour et par personne pour financer l’organisation du transport de l’accueil de jour en interne. Le coût à charge des résidents est assez lourd (7.78 € par jour) ce qui peut engendrer un frein à l’activité. Actuellement une seule personne bénéficie de ce service.

10 – BUDGET 2009

Le directeur demande aux membres du Conseil de la Vie Sociale de prendre le document de la présentation du budget 2009. Le document est composé de 9 chapitres :

- A. Le rapport d’orientation budgétaire

L’établissement est présenté dans son environnement géographique et en fonction des différents scénarios d’évolution démographique. Inscrit dans les orientations du schéma gérontologique du Morbihan 2006-2010, l’EHPAD de Guer est en phase avec les orientations suivantes :

Ø Soutenir les aidants par le développement de l’accueil de jour, de l’hébergement temporaire et de l’accueil de nuit,

Ø Améliorer la qualité d’accueil en établissement,

Ø Maîtriser les coûts pour les résidents et veiller au meilleur rapport qualité/prix,

Ø Lutter contre la maltraitance

L’EHPAD de Guer intègre les réseaux existants suivants : réseau gérontologique, Association pôle de santé du pays de Ploërmel-Cœur de Bretagne, réseau gériatrique du val d’Oust à Brocéliande).

Les conventions existantes sont nombreuses. Cependant, la convention blanchisserie avec l’hôpital local de Carentoir prendra fin au 31 décembre 2008 pour cause de machines à remplacer. Une consultation est en cours. Le directeur rendra compte dès que la consultation sera terminée. Cependant, il précise que la ligne budgétaire des dépenses ne tient pas compte du coût du nouveau prestataire (le budget étant réalisé avant que l’information ne soit confirmée par madame le directeur de l’hôpital local de Carentoir). Le PMP est validé à 217 par le Docteur CHARPIA, médecin de la CRAM le 30 novembre 2007.

Le GMP est validé à 726,92 en date du 3 octobre 2008. Il représente 10 points de plus que le GMP précédent.

- B. L’activité de l’établissement - Journées prévisionnelles

Il est prévu l’activité suivante :

Ø 23 487 journées pour l’hébergement permanent

Ø 500 journées pour l’accueil de jour

Ø 600 journées pour l’hébergement temporaire

Ø 600 journées pour l’accueil de jour/nuit

- C. L’activité de la cuisine et les prix de cession des repas

Reprendre les tarifs dans le document.

Les membres du Conseil de la Vie Sociale prennent acte du prix des repas proposé pour 2009.

- D. Les contrats de maintenance et l’entretien

Le document présente l’ensemble des contrats avec une augmentation des prestations de 4,10% en tenant compte des informations communiquées par la Fédération Hospitalière de France (FHF). Le directeur précise que ces contrats sont obligatoires dans les établissements d’hébergement.

- E. Le tableau des amortissements

La liste des achats effectués en 2008 est communiquée. Avec les équipements achetés antérieurement et en cours d’amortissement, la dotation 2009 s’élève à 171 302,00 €. Cette somme constitue la trésorerie pour les achats des années à venir.

- F. Le tableau des emprunts

Les annuités du remboursement du capital s’élèvent à 117 783,42 €. Cette somme représente une partie des emplois du budget investissement.

- G. Le programme des investissements 2009

Reprendre le document afin de connaître les achats prévisionnels. Le coût prévisionnel de ces immobilisations corporelles s’élève à 53 518,58 €. Cette somme représente les dépenses autorisées, mais il ne s’agit que d’une proposition. Cela signifie que des achats en équipement non inscrits dans le tableau pourraient être réalisés en fonction des besoins et des urgences.

Mme FAUCHEUX indique que s’il y a effectivement remplacement du véhicule Peugeot 405, il faudrait penser à un véhicule avec des sièges plus hauts pour faciliter l’accès à des personnes à mobilité réduite.

- H. Le plan de formation du personnel non médical

Le directeur fait part aux membres des différentes actions prévues au plan de formation 2009, soit des formations liées au projet de vie, au projet de soins, à l’informatisation, et aux actions individuelles. Ces demandes individuelles sont honorées dès lors qu’elles rentrent dans le projet d’établissement. Des axes de formation concernant la philosophie de l’humanitude sont proposés aux équipes afin de consolider et pérenniser les bases acquises jusqu’alors. Les objectifs principaux de la formation sont l’amélioration des conditions de travail et une meilleure prise en charge des résidents. Le droit de tirage ANFH, auprès de laquelle l’Etablissement est adhérent, représente un montant de 24 000 €.

- I. Le tableau des emplois

Le tableau des emplois propose un effectif 2009 de 46,85 ETP, sachant que 4,71 ETP ont été obtenus grâce à la convention tripartite de seconde génération.

Actuellement deux agents sont employés en contrat d’accompagnement dans l’emploi au service des personnes âgées sans qu’ils soient intégrés dans les roulements.

- J. Détermination du budget 2009

- La section d’investissement « ressources » et « emplois »

La section « ressources » fait apparaître un total de 171 302,00 €. Cette somme représente la dotation aux amortissements des immobilisations.

La section « emplois » fait apparaître un total de 171 302,00 €. Cette somme se compose de la façon suivante : 117 783, 00 € correspondant au remboursement des dettes financières à laquelle s’ajoute le montant de 53 518,58 € qui correspond au montant des immobilisations corporelles.

Les sections « ressources » et « emplois » sont équilibrées.

· La section d’exploitation « recettes » et « dépenses »

Le groupe I de la section « recettes » ne fait pas l’objet de remarques particulières. Les produits de la tarification sont présentés selon la répartition « hébergement », « dépendance » et « soin ». Le total représente un montant de 2 608 471,00 €.

Le groupe II de la section « recettes » représentant « Les autres produits relatifs à l’exploitation courante » s’élève à 222 812,00 €.

La somme des groupes I, II et III représentent un total de 2 831 283,00 €.

Le groupe 1 de la section « dépenses » n’appelle pas de remarques particulières. Les dépenses afférentes à l’exploitation courante représentent un montant de 508 203,00€. Le directeur apporte une précision sur la ligne comptable 6111 « sous-traitance : prestations à caractère médical ». La somme prévue en 2009 représente le double de la somme 2008 sachant que cette augmentation s’explique par le fait que l’établissement a souscrit au tarif global en même temps que le renouvellement de la convention tripartite. Cela implique le paiement des examens paramédicaux (kiné, labo, radio…). En ce qui concerne la ligne comptable 6281 « Prestations de blanchisserie à l’extérieur », le directeur rappelle que le prestataire actuel cessera sa mission au 31 décembre 2008. L’EHPAD devra trouver un nouveau prestataire mais ne connaît pas les tarifs de ce dernier.

Le groupe II de la section « dépenses » n’appelle pas de remarques particulières. Les dépenses afférentes au personnel représentent environ 70% des dépenses totales. Le montant de ce groupe représente 1 979 587,00 €. Une précision relative à la ligne comptable 622 « rémunérations d’intermédiaires et honoraires » est apportée : le montant 2009 double par rapport à celui de 2008. Cette évolution s’explique par le fait que l’EHPAD a souscrit au tarif global. Les professions libérales intervenantes (médecins libéraux…) sont donc rémunérées par l’établissement.

Le groupe III de la section « dépenses » n’appelle pas de remarques particulières. Les dépenses afférentes à la structure s’élèvent à 343 493,00 €.

La somme des groupes I, II et III représente un total de 2 831 283,00 €. Les sections « dépenses » et « recettes » s’équilibrent dans le budget prévisionnel 2009.

· Présentation du budget ternaire avec les tarifs

La présentation du budget ternaire est faite par le directeur. Il n’y a pas de questions particulières de la part des membres du Conseil de la Vie Sociale.

· Le prix de journée hébergement et le tarif dépendance 2009

L’explication du calcul du prix de journée est donnée par le directeur sachant que la spécificité de l’EHPAD de Guer est la présence de chambres doubles. Le prix de journée moyen 2009 s’élève à 51,59 € (prix de journée hébergement + ticket modérateur GIR 5 et 6). Mais après la prise en compte des chambres à 1 lit et des chambres à 2 lits (Cf. document pour le détail du calcul), les prix de journée 2009 intégrant le ticket modérateur sont proposés comme suit :

- Hébergement permanent Chambre à 1 lit : 46.12 € + 5.93 €

- Hébergement permanent Chambre à 2 lits : 44.62 € + 5.93 €

- Hébergement temporaire : 55,00 €

- Prix de journée hébergement accueil de jour/nuit : 22.83 € auquel est ajouté le tarif dépendance ci-dessous qui est fonction du Gir dans lequel est classé le résident.

- Tarif dépendance GIR 1-2 : 11.02 €

- Tarif dépendance GIR 3-4 : 6.99 €

- Tarif dépendance GIR 5-6 : 2.96 €

Les membres du Conseil de la Vie Sociale prennent acte des prévisions budgétaires et des tarifs proposés pour l’année 2009.

11 – ANIMATION – VIE DE LA MAISON DE RETRAITE

Monsieur BARIOT informe les membres que ce dossier comprend les compte-rendus des commissions animation des 10 juin et 29 septembre derniers ainsi que les plannings des animations du 2^ème semestre 2008.

Madame DURAND, informe des effets très positifs de l’intervention de l’éducateur sportif auprès des résidents. En plus de sa présence appréciée par les équipes de soin et les résidents, il agit dans une mission précise (aide à la marche à travers le travail de l’équilibre du résident) sans remplacer la mission du kinésithérapeute. Les interventions de l’art-thérapeute et des clowns relationnels sont aussi très appréciées.

12 – INFORMATION SUR LES DATES DES MANIFESTATIONS DE FIN D’ANNÉE

- Arbre de Noël des enfants du Personnel : samedi 13 décembre 2008

- Repas de Noël des résidents de l’EHPAD et du Foyer Logement : mercredi 17 décembre 2008

- Goûter de Noël offert par l’Association : jeudi 18 décembre 2008

13 – QUESTIONS DIVERSES

M. BLIN fait part des problèmes, dus aux mauvais états des trottoirs, pour circuler avec un fauteuil roulant entre le centre ville de Guer et la Maison de Retraite. Il explique que ces derniers ne sont pas suffisamment larges ou sont défoncés ce qui rend les sorties à pied très inconfortables voires risquées. Il en a d’ailleurs fait part à Monsieur Le Maire par courrier récemment. 

Concernant l’entrée à l’EHPAD, il faudrait prévoir une rambarde le long des marches à l’extérieur. De même, l’éclairage extérieur donnant sur le parking à l’entrée de l’Etablissement serait à revoir car il est insuffisant actuellement.

Aucune autre question diverse n’est soulevée.

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 16 h 45.

A Guer, le 10 décembre 2008

Le Président du Conseil de la Vie Sociale,

Francis GEFFROY